Różnice między przechowywaniem a archiwizacją akt

Czym różni się przechowywanie od archiwizacji dokumentów? Dla wielu osób pojęcia te oznaczają dokładnie to samo, jednak doświadczony archiwista rozróżni je bez problemu. Sprawdź, co oznacza przechowywać, a co archiwizować dokumenty!

Przechowywanie i archiwizacja - podstawowe różnice

Jeśli pojęć archiwizacja i przechowywanie dokumentów używasz zamiennie, musisz wiedzieć, że nie oznaczają one dokładnie tego samego. Przechowywanie ma węższe znaczenie i najczęściej dotyczy krótkookresowego trzymania dokumentów w pewnym miejscu. Może być to biuro, kancelaria lub wyspecjalizowana firma. Przechowywanie akt najczęściej dotyczy tych, które albo z jakichś powodów za chwilę znów będą nam potrzebne, albo nie podlegają archiwizacji. Dobrym przykładem jest dokumentacja księgowa, po którą sięgamy po zakończeniu roku obrotowego celem przygotowania sprawozdania i deklaracji podatkowych. Natomiast wśród dokumentów, których nie trzeba archiwizować, wyróżnia się np. notatki służbowe. Więcej o przechowywaniu akt przeczytasz na https://www.rhenus-office.pl/ i https://www.rhenus-office.pl/uslugi/przechowywanie-akt/.

Archiwizacja jest pojęciem szerszym i odnosi się do systematycznej działalności w ujęciu długoterminowym. Ma ona na celu zachowanie akt w dobrym stanie, a także ułatwienie dostępu do nich, gdy tylko zachodzi taka potrzeba. Archiwizacja akt trwa nawet kilkadziesiąt lat, w niektóre z nich trzeba przechowywać wieczyście.

Zasady przechowywania i archiwizacji akt

Choć przechowywanie i archiwizacja akt to dwa różne pojęcia, łączy je wiele aspektów związanych z bezpieczeństwem danych. Przede wszystkim zarówno jedna, jak i druga czynność obwarowana jest licznymi wymogami prawnymi. Dostęp do dokumentów mogą mieć jedynie osoby upoważnione, zwłaszcza jeśli chodzi o te, które zawierają dane chronione. Zabezpieczenie polega m.in. na umieszczeniu dokumentów w zamykanej na klucz szafie bądź w pomieszczeniu, do którego mogą wejść jedynie osoby posiadające klucz lub znające kod.

Gdy mowa o archiwizacji, dokumenty muszą być dodatkowo prawidłowo sklasyfikowane i opisane. Dzięki temu wiadomo, w którym momencie można je zniszczyć, a dodatkowo można uzyskać do nich łatwy dostęp w razie konieczności. Chcesz wiedzieć, jak wygląda profesjonalna archiwizacja akt? Sprawdź na https://www.rhenus-office.pl/uslugi/archiwizacja-akt/. Złote zasady możesz wdrożyć w swojej firmie lub skorzystać z pomocy ekspertów z Rhenus Office Systems Poland, którzy zrobią to za Ciebie.