Jakie dokumenty musisz zachować po montażu instalacji, aby nie stracić dofinansowania?

Po zakończeniu montażu nowej instalacji grzewczej, fotowoltaicznej czy hybrydowej większość inwestorów skupia się na jej uruchomieniu i pierwszych efektach pracy. Tymczasem równie ważne jest właściwe przechowywanie dokumentacji potwierdzającej zgodność montażu z wymaganiami programów dotacyjnych. Brak któregoś z kluczowych załączników może skutkować utratą dofinansowania lub koniecznością jego zwrotu.

Pierwszym krokiem po wykonaniu instalacji jest zebranie pełnej dokumentacji od wykonawcy. To tutaj najczęściej popełnia się błędy, które mogą utrudnić rozliczenie inwestycji, zwłaszcza gdy inwestor korzysta z dotacji w ramach programu „Mój Prąd”. W praktyce niezbędny jest przede wszystkim protokół odbioru instalacji – dokument, który potwierdza, że montaż został zakończony zgodnie z projektem, obowiązującymi normami oraz kartami technicznymi urządzeń. Powinien on zawierać datę zakończenia prac, listę zastosowanych urządzeń, ich podstawowe parametry oraz podpis instalatora.

Do kompletu konieczne są również karty katalogowe, deklaracje zgodności oraz certyfikaty urządzeń. W przypadku instalacji grzewczych, takich jak kotły czy pompy ciepła, wymagane jest potwierdzenie spełniania norm efektywności i bezpieczeństwa. Eksperci z Defro Energy podkreślają, że dokumenty te są istotne nie tylko dla rozliczenia dotacji, ale również dla późniejszej obsługi serwisowej i gwarancyjnej.

Kolejnym zestawem dokumentów, które należy przechowywać, są umowy i rozliczenia z wykonawcą. Umowa musi być czytelna i określać zakres prac, koszt materiałów, termin wykonania oraz warunki gwarancji. Warto dopilnować, aby znalazł się w niej numer seryjny urządzeń oraz dane identyfikacyjne wykonawcy – później może to być kluczowe przy rozpatrywaniu ewentualnych niezgodności.

Faktury i rachunki stanowią podstawę rozliczeń z programami dotacyjnymi. Instytucje udzielające wsparcia często wymagają zarówno dokumentów sprzedaży, jak i potwierdzeń wykonania przelewów. Podczas składania wniosków rozliczeniowych często pojawia się konieczność przedstawienia dowodu, że zakup i montaż zostały w całości opłacone przez inwestora, co jest jedną z podstaw przyznawania środków finansowych. Dlatego warto archiwizować zarówno faktury, jak i potwierdzenia płatności, najlepiej w formie papierowej i cyfrowej.

Każda instalacja – zarówno PV, jak i grzewcza – powinna być wykonana na podstawie projektu lub przynajmniej schematu technicznego. Dokumentacja projektowa może być wymagana w procesie kontroli, zwłaszcza w ramach wybranych programów wspierających poprawę efektywności energetycznej budynków. Dotyczy to również sytuacji związanych z dotacjami w ramach programu „Mój Prąd”, gdzie konieczne jest potwierdzenie, że instalacja została wykonana zgodnie ze sztuką oraz obowiązującymi wytycznymi.

Do dokumentów, które mogą być niezbędne, należą także zgłoszenia do operatora sieci energetycznej i potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia do eksploatacji, jeżeli mowa o instalacji fotowoltaicznej. Odbiór przez operatora to jeden z warunków koniecznych, aby instalacja mogła być oficjalnie uznana za działającą. Bez tego nie ma możliwości rozliczenia wielu form dofinansowania.

Oprócz podstawowych dokumentów finansowych i technicznych inwestor powinien zachować wszystkie dokumenty dotyczące gwarancji producentów i instalatorów. To szczególnie istotne w przypadku nowoczesnych systemów grzewczych, takich jak kotły czy pompy ciepła. Firmy działające w branży – w tym Defro – wyraźnie zaznaczają, że pełna dokumentacja gwarancyjna jest niezbędna zarówno do zgłaszania usterek, jak i potwierdzania zgodności instalacji z programami wsparcia.

Warto również przechowywać protokoły serwisowe, instrukcje obsługi oraz zalecenia dotyczące konserwacji urządzeń. Dokumenty te mogą być sprawdzane podczas ewentualnych audytów weryfikujących prawidłowe użytkowanie instalacji. Eksperci z Defro Energy przypominają, że niektóre programy dofinansowań wymagają utrzymania instalacji w dobrym stanie technicznym przez określony czas, aby dotacja nie została cofnięta.

Ostatnią grupę stanowią dokumenty wymagane przy składaniu wniosków o wypłatę środków oraz podczas ewentualnych kontroli. W programach takich jak „Mój Prąd” mogą to być m.in. zdjęcia z montażu, oświadczenia wykonawcy o zgodności z przepisami czy potwierdzenie przekazania instalacji do użytkowania. Brak któregoś z tych elementów może opóźnić lub uniemożliwić otrzymanie dofinansowania.

Instytucje udzielające wsparcia mają również prawo do ponownej weryfikacji instalacji nawet po kilku latach, dlatego całą dokumentację – finansową i techniczną – należy przechowywać przez okres wskazany w regulaminie programu. Staranna archiwizacja protokołów, faktur, zgłoszeń i certyfikatów chroni inwestora przed utratą środków oraz ułatwia późniejsze rozliczenia i kontrole.

/Artykuł sponsorowany/